代表の佐藤です。

先日8/25(土)は期末の棚卸しでした。

問屋さん、メーカーさんにもお手伝いに来ていただいて、無事棚卸しできました。ありがとうございました。とは言ってもまだ商品の数量を控えただけですので帳簿はまだですが。

 

さて、棚卸しとなると、在庫商品を拾い出して全量数えることになりますが、小規模の商売をされている方で工夫されていることはありますでしょうか。

弊社は横浜市の板金資材を扱う小さな小売ですが、ぼちぼち在庫量の多いお店で通っています。問屋さん・メーカーさんにお手伝いいただいているとはいえ少人数でも、全商品数えるのに半日程度でほぼ完了します。

なぜなら、在庫の考え方、品物の配置と梱包・バラを棚卸しを見据えた形で管理しているからです。

例えば、1梱包に100ケの商品が入っている箱を10箱在庫していて、梱包ごとでなくバラ出荷にも対応している商材があった場合を考えた時に、何彼かまわず箱を開けていたらどうなるでしょう。

「どの箱に何ケ入っているかわからない」

「いざ箱を開けてみたら1ケしか入ってない。まずい、納品間に合わない」

「箱に4ケと書いてあるのに実際は3ケしか入っていない」

「実質何ケあるのか把握できないから、箱がひとつ減ったら1箱補充してしまおう」

どうしようもない感じですね(遠い目)。。。すべて一人でやっていればこのようなことにはなりづらいとは思いますが、複数の人間が携わった時「管理」する「ルール」がないといつでもこういった事態に陥る危険性が大いにあります。

またそのようなバラの箱をいくつも抱えることで、棚卸し時には全箱を開けて中身を数えなければなりません。

では、具体的にどのような管理をすることでこのようなことを避けることができるでしょうか。

4つのルールを適用することで倉庫の使用方法の周知とメンバー同士の意志の疎通を図ることができます。

しかし、ルールが複雑になるとそれを覚えるのに時間がかかりますし、例外が多く発生すると例外用のルールが暗黙的にできあがり、結局個々人の判断が優先され元の木阿弥と化しますので、極力シンプルに考えることが大切です。

 

□在庫商品ごとに置く場所を決める。

置く場所が定まっていないと、置いてある場所ごとで開封されてバラが発生し、全体でいくつ持っているか把握できません。「いつものところにいつものものがある」環境を作ります。

 

□在庫商品の仕入れる量の上限を予め決める。

営業は機会損失を恐れるあまり、過剰な在庫を持ちがちです。しかし営業とはお客様から「依頼があってから納品」するのが仕事なのではなく、日頃のお客様とのコミュニケーションから、「共に求めることを実現していくこと」が仕事です。その結果として大量の在庫をする必要があることもありますが、何も情報が無い中「見込み」で在庫するのは無謀です。密なコミュニケーションで予測値・想定内外を探ることはできるはずですし、それが営業の醍醐味のはずです。

 

□在庫は緊急性の高いものに絞る。

とはいえ、「予想していた数量であと1ケ足らない!」「この部材さえあればこの現場が片付くのに!」ということはどうしても発生します。その時に即座に対応できるか否かで、お客様の評価、お店の価値というものが決まるのではないでしょうか。「危機」を制御できることは、「あの店ならきっとなんとかしてくれる」そう思っていただける絶好のチャンスということです。逆に緊急性の高いもの=需要が高いもの。在庫しない理由が無いのです。

 

□箱の中の数量を把握した時点でテープで封印してテープに数量を書く。

これは棚卸しなど、数量が確定した際に行うことが大切です。

アニメーションの背景やコンピュータの動画や音楽の圧縮処理も同じ考え方でデータの圧縮をしているのですが、「動かないものは無視する」ことで全体の処理パフォーマンスを上げています。そのために「動くもの」と「動かないもの」の区別をつける必要があります。それもなるべくシンプルに。

いくつあるかわかっているものに関して、わざわざ再度数える必要は無いので、数えたものに関してメモを書いておきたいわけですが、やってしまいがちなことは箱に直接数量を書くことです。しかしこれはNG。やってはいけません。そのようなことをしてしまうと、中のものと表記がズレてしまった場合に信用する後ろ盾を無くし、結局全量数える事態に陥るのです。

「中のものが増減した際に数字を書き換えればいいじゃないか。」

これは恐らく実現できません。なぜなら「メンドクサイ」からです。100ケ入っているとわかっているところから30ケ取り出せば70ケと即座にわかりますが、現在の数量が不明となると中身を数えなければなりません。通常で考えると減る一方のはずですが、返品などで数量が増えることもあると大変です。

封印をしておくと、中身を取り出すには封を取り外さなければいけませんので、数量の書かれた封印が解かれた箱=数量不明のバラである、という証左になり、棚卸しの際にはバラの箱のみを数えれば良いことになります。未開封のもの=「動かないもの」は箱単位で数えるだけで済みますね。

 

弊社の取り組みいかがでしたでしょう。棚卸しの効率化を目指すことで、在庫の定義も見直すこともできました。また、棚卸しを効率化することで短い周期でミニ棚卸しを逐次行えるようになり、より在庫による財務状況の逼迫を抑えることが可能になると考えています。効果測定中ですが。

近年流行の大規模な倉庫で大規模な在庫管理のコンピュータシステムを使ったフリーロケーションの方がより効率的かもしれませんが、「ここにはこれしか置けない」という弊社のような小規模倉庫においては、ロケーションを固定した形でも効率良く活動できると考えています。

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